Ostuarvete ja tšekkide korrektne dokumenteerimine on oluline, et ettevõtte raamatupidamine oleks täpne ning vastaks maksuseadustele. Sageli tekib küsimus, milliseid andmeid peab ostuarvel või kviitungil olema ning kas kõik tšekid saab raamatupidamises kuluna kajastada.
Siin on põhjalik ülevaade, mida pead teadma ostuarvete ja tšekkide kohta!
📌 Mida peab sisaldama korrektne ostuarve?
Et ostuarve vastaks raamatupidamise ja maksuseaduse nõuetele, peab see sisaldama järgmisi kohustuslikke andmeid:
✅ Arve number ja väljastamise kuupäev
✅ Müüja ettevõtte nimi ja registrikood
✅ KMKR number (kui müüja on käibemaksukohustuslane)
✅ Ostja ettevõtte nimi ja aadress
✅ Majandusliku sisu kirjeldus (milline kaup või teenus osteti)
✅ Kauba kogus või teenuse maht
✅ Hind ilma käibemaksuta ja võimalik allahindlus
✅ Maksustatav summa ja käibemaksuprotsent
✅ Lõplik tasumisele kuuluv summa
💡 Kui mõni neist andmetest puudub, võib tekkida probleeme kulude raamatupidamises kajastamisega või sisendkäibemaksu mahaarvamisega.
📌 Kas tavaline poe tšekk sobib raamatupidamisse?
Jah, aga ainult juhul, kui tšekil on kõik vajalikud andmed.
📍 Enamasti puuduvad poe tšekil järgmised andmed:
🚫 Ostja (ettevõtte) nimi ja aadress
🚫 Müüja registrikood ja KMKR number
📌 Kuidas teha tšekk raamatupidamisele sobivaks?
✔ Lisa käsitsi ettevõtte nimi ja aadress (võid kasutada ka spetsiaalset templit).
✔ Kui tegemist on suurema summaga ostuga, siis küsi müüjalt arvet, mitte ainult tšekki.
💡 Kui tšekil puudub KMKR number, ei saa ettevõte sellelt sisendkäibemaksu tagasi küsida!
📌 Kas kõik ostud saab ettevõtte kuluks arvestada?
Ei, ainult need ostud, mis on ettevõtlusega otseselt seotud.
✔ Ettevõtlusega seotud kulud:
- Kontoritarbed
- IT-seadmed ja tarkvara
- Tööga seotud sõidukulud (nt kütus, parkimine)
- Töötajatele ostetud koolitusmaterjalid
🚫 Ettevõtlusega mitteseotud kulud (ei ole maksuvabad ja kuuluvad maksustamisele erisoodustusena):
- Isiklikud ostud
- Töötajatele tehtud kingitused (v.a väikese väärtusega reklaamkingitused)
- Meelelahutuskulud, mis ei ole otseselt äriga seotud
📌 Käibemaks ja ostuarved: Millal saab sisendkäibemaksu maha arvestada?
Kui ettevõte on käibemaksukohustuslane, saab ostudelt tasutud käibemaksu tagasi küsida, kuid ainult juhul, kui:
✔ Arvel on müüja KMKR number
✔ Kaubal või teenusel on ettevõtlusega selge seos
✔ Arve on väljastatud ettevõtte nimele
🚫 Tšekilt sisendkäibemaksu tagasi küsida ei saa, kui müüja KMKR numbrit ei ole märgitud!
💡 Kui ettevõte hüvitab töötajale tööga seotud kulud (nt kütuse tšekk), ei saa käibemaksu maha arvestada, sest arve on töötaja, mitte ettevõtte nimel.
📌 Kuidas lihtsustada ostuarvete ja tšekkide haldamist?
📍 Praktilised soovitused ettevõtetele:
✔ Kasuta spetsiaalset templit, et lisada tšekkidele ettevõtte andmed.
✔ Soeta kõik ettevõtte kulud ettevõtte nimel – väldi isiklikke oste, mida hiljem ettevõttele edasi esitatakse.
✔ Digiteeri kõik arved ja tšekid, et vältida paberite kaotsiminekut ja lihtsustada raamatupidamist.
✔ Kasuta raamatupidamistarkvara, mis võimaldab arveid ja tšekke automaatselt töödelda.
📌 💡 Smart Finance soovitus:
Hoidke raamatupidamine korras, järgides lihtsaid reegleid – see aitab vältida maksuriske ja lihtsustada aruandlust. Kui teil on kahtlusi, kas konkreetne ost on ettevõtte kulu, tasub konsulteerida raamatupidajaga. 🚀