Ettevõtete igapäevases tegevuses tekib tihti olukordi, kus töötaja või juhatuse liige ostab midagi ettevõtte tarbeks, kuid müüja väljastab arve eraisiku nimele, mitte ettevõtte nimele. See tekitab küsimusi – kas selline kuludokument on ettevõtte jaoks kehtiv, kas seda saab raamatupidamises kasutada ning kas sellelt saab käibemaksu tagasi küsida?
Siin on põhjalik ülevaade, kuidas selliseid olukordi õigesti lahendada.
📌 Kas eraisiku nimele väljastatud arve saab ettevõtte kuludesse kanda?
📍 Tulumaksuseaduse § 12 lõige 3 sätestab, et ettevõtlusega seotud kulud võib ettevõtte kuludesse kanda, ka juhul kui arve on väljastatud eraisiku nimele, kui on tõendatud, et kulu tehti ettevõtte huvides.
✔ See tähendab, et kui töötaja või juhatuse liige ostab ettevõtte jaoks midagi, võib kuludokumendi alusel tehtud kulu ettevõtte raamatupidamisse lisada ja see ei tekita tulumaksukohustust.
🚫 Kuid sellisel juhul ei saa käibemaksu tagasi küsida, sest käibemaksuseaduse järgi peab ettevõtte nimi ja KMKR number olema arvel selgelt märgitud.
📌 Kas arvele võib hiljem ettevõtte nime lisada?
📌 Käibemaksuseaduse § 37 lõige 7 määrab ära arve kohustuslikud rekvisiidid. Käibemaksu tagastamiseks peab arve sisaldama:
✅ Müüja ja ostja nimi ning registrikood
✅ Teenuse või kauba nimetus
✅ Hind ilma käibemaksuta ja tasumisele kuuluv käibemaksusumma
💡 Kui arve on väljastatud eraisikule, võib sellele käsitsi lisada ettevõtte nime, kuid see ei muuda arvet käibemaksu mahaarvamiseks sobivaks! Maksuhaldur ei pruugi sellist parandust aktsepteerida.
📌 Millistel juhtudel saab käibemaksu tagasi küsida?
Kui tegemist on lihtsustatud arvega, mille summa ei ületa 160 eurot (ilma käibemaksuta), siis saab käibemaksu tagasi küsida juhul, kui ettevõtte nimi ja KMKR-number on lisatud.
📍 Käibemaksuseaduse § 37 lõiked 9–11 sätestavad, et lihtsustatud arve võib sisaldada vähem andmeid, kuid ettevõtja peab sellele lisama oma andmed.
✔ Kui ostad kontoritarbeid või muid ettevõtlusega seotud kaupu kuni 160 euro ulatuses, võid tšekile käsitsi lisada ettevõtte nime ja KMKR-numbri ning kasutada seda raamatupidamises.
✔ Sama kehtib automaatidest väljastatud kütusetšekkide või parkimispiletite puhul – peaasi, et ettevõtte andmed on lisatud.
🚫 Kui ostusumma on suurem kui 160 eurot, peab arve olema algselt vormistatud ettevõtte nimele, muidu ei saa käibemaksu tagasi küsida.
📌 Praktilised soovitused ettevõtetele
✅ Kui võimalik, vormista kõik ettevõtte ostud kohe ettevõtte nimele – nii väldid hilisemaid probleeme maksuhalduriga.
✅ Töötaja tehtud ostude puhul lisa alati juurde ostu eesmärk ja tõenda selle seotus ettevõttega.
✅ Kui ostusumma on kuni 160 eurot ja tegemist on lihtsustatud arvega, kirjuta tšekile ettevõtte nimi ja KMKR-number.
✅ Kui ostusumma on üle 160 euro, peab arve algselt olema vormistatud ettevõtte nimele, muidu ei saa käibemaksu tagasi küsida.
📌 💡 Smart Finance soovitus:
Ettevõtted peaksid kehtestama sisemise arvelduskorra, mis selgitab, kuidas töötajate tehtud kulutused dokumenteerida ja hüvitada. Kui tekib kahtlus, kas konkreetne kulu on maksustatav või mitte, tasub konsulteerida maksunõustajaga. 🚀
📎 Loe täpsemalt Maksu- ja Tolliameti juhendist:
🔗 Käibemaksuseadus § 37 – Riigiteataja